オランダの法律に基づく財政維持義務
26 年 2023 月 XNUMX 日更新
オランダでビジネスを始めるときは、ビジネス環境を規制するオランダの法律をすべて遵守する必要があります。 その法律の一つがいわゆる財政留保義務です。 これは基本的に、経営管理を一定の年数にわたってアーカイブする必要があることを示しています。 なぜ？ これにより、オランダ税務当局が適切と判断したときにいつでもあなたの行政をチェックできるようになるからです。 納税保留義務は、オランダのすべての起業家に適用される法的義務です。 かなり古いファイルを操作したり、管理をアーカイブする方法に慣れている場合、これは非常に困難であることが判明する可能性があります。 知らないうちに保管義務を遵守していない可能性も十分にあります。
本質的に、財政留保義務は、オランダのすべての起業家が会社の管理を XNUMX 年間維持する法的義務を負っていることを規定しています。 一部の文書には XNUMX 年間の保存期間が適用されますが、その他の文書には XNUMX 年間の保存期間が適用されることに注意してください。 また、文書は、オランダ税務当局の検査官が合理的な期間内に管理を容易にチェックできるような方法で保管する必要があります。 この記事では、会社にとって会計保持義務が何を意味するのか、どのように遵守するのか、またどのような落とし穴に注意すべきなのかについて概説します。
財務留保義務に関する情報
上ですでに説明したように、オランダのすべての事業主は、オランダ税務当局に最長 1 年前まで行政をチェックする機会を提供する法的義務を負っています。 これは、総勘定元帳、株式管理、売掛金と買掛金、購買および販売管理、給与管理など、財務支出と収益に関する基本データに適用されます。 つまり、特定の会計年度中に出入りするすべてのお金は、XNUMX 年から始まります。st 31月XNUMX日までst XNUMX月の。 これは、オランダのすべての起業家が、税務当局による抜き打ち調査の際に、過去 XNUMX 年（または XNUMX 年）のすべてのデータを提示できなければならないことを意味することに留意する必要があります。 ランダムとは、予告なしにやってくる可能性があることを意味するため、通常は常に準備をしておく必要があります。
チェックが発生する理由はさまざまですが、一般的な監査として発生する場合もあります。 税務当局は、あなたがすべてを合法的に行っていることを確認し、最新の情報を管理していることを確認するために、定期的な調査が必要であると判断するだけかもしれません。 これらのチェックはランダムに行われますが、それほど頻繁ではありません。 また、税務当局があなたの調査を決定する明確な理由がある場合もほとんどです。 たとえば、税務当局が疑わしいと判断した申告書を提出したとします。 あるいは、税務調査官がサプライヤー、ビジネス パートナー、その他の関係する第三者に対して行う調査を考えることもできます。 次に、検査官は管理者へのアクセスを要求し、エラーや不正行為を検出できるかどうかを確認します。 このため、簿記係や会計士は、よく設計された簡潔な管理を運営することが非常に重要であるとクライアントに指摘します。
税務当局があなたの行政に立ち入ることができるからだけでなく、あなたとあなたの会社にとって特にメリットがあるからです。 堅実な管理を行っている場合、これにより財務数値を把握できます。 これは家計簿と似ていると考えることができます。つまり、お金の出入りをすべて監視することになります。 これは、たとえば、実際に得ている利益よりも多くの資産を支出した場合など、どこに問題があるかを正確に把握できることを意味します。 査察官があなたのドアをノックする可能性は高くないかもしれないが、それでも管理をきちんとしておくことが賢明です。 起業家にとって、会計は情報に基づいた意思決定を行うための信頼できる数字の情報源でもあります。 これは、投資を減らして一定期間より多くのお金を稼ぐよりも、いつ何か新しいものに投資するかを決定する方が簡単であることを意味します。 これにより、会社の収益性の全体的な見通しが得られ、真の成功を収めたい場合には非常に重要です。
10年の保存義務期間はいつから適用されますか？
上で簡単に説明したように、通常の保存期間は 7 年間です。 場合によっては、起業家は情報やデータをさらに数年、つまり 10 年間保存する必要があります。 この長期保存義務が適用される状況の XNUMX つは、オフィスビルまたはその他の種類の事業施設を所有または賃貸している場合です。 不動産に関するデータには XNUMX 年間の保存義務が課されているため、会社経由で何らかの不動産を所有している場合は、より長い保存期間が適用されます。 あなたの会社がラジオやテレビの放送サービス、電子サービス、電気通信サービスを提供している、または提供に携わっており、いわゆる OSS スキーム (ワンストップショップ) を選択している場合にも、同じことが当てはまります。 以下のような特定の規制や取決めに関して税務当局と合意を形成することは、実際には完全に可能であることに留意してください。
- 管理はどの程度詳細に行う必要があるか
- 記録の保管方法
- 基本データ以外のデータを短期間保管する
また、必要に応じて、毎年の起業家税控除のための「基本データ」の時間登録を保持および更新します。 これは、マイレージ登録を良好に保つためにも当てはまります。 ビジネスで自家用車を使用する場合、またはその逆、ビジネスのみでビジネスカーを使用し、プライベートではまったく使用しない場合には、XNUMX 台を保持する必要があります。
いったい誰が政権を維持すべきなのでしょうか?
最初に疑問に思うことの 7 つは、少なくとも XNUMX 年間は政権を維持する義務があるのは誰か、ということです。 実際には、すべての事業主がそうする必要があります。 ビジネスの規模に関係なく、その義務はすべてのオランダの起業家にあります。 管理を維持するだけでなく、税務当局がチェックできる方法で管理を維持する必要もあります。 したがって、いくつかの規則や規制が関係しており、オランダの法律に従って適切な管理を行う必要があります。 VAT 申告書と地域内物資 (ICP) の申告を正しく提出するだけでなく、ビジネスを適切に運営できるようにするためにも、この管理機関が必要です。 一般に、これはすべての書類の原本を保管しておく必要があることを意味し、税務調査官が調査を行う際にそれらを提示できるようになります。
完全な VAT 記録の保管が免除されるのは誰ですか?
完全な VAT 記録を保持する必要がない起業家もいます。
- VAT非課税の商品またはサービスのみを提供する起業家
- 起業家ではないが、VAT 識別番号を持っている法人
追加の管理義務
マージン商品を取引する会社を経営していますか? その場合、追加の管理義務が適用されます。 マージン商品とは何ですか？ マージン商品は通常、VAT を支払わずに購入された中古 (中古) 商品です。 一定の条件の下では、以下の品目もマージン商品とみなされる場合があります。
- 宝品
- アンティーク
- VAT を使用して購入または輸入した収集品。
中古品に該当するものは何ですか?
中古品は修理の有無にかかわらず、再度ご使用いただける商品です。 個人のお客様からご購入いただいた商品は、たとえ未使用であっても必ず中古品となりますのでご了承ください。 中古品には、馬のように自家生産された品も含まれます。 信用商品を取引するときは、記録を残す必要があります。 これは、証拠金取引には一般的な行政義務が課せられているためです。 これに加えて、マージン商品の管理には別のルールが適用されます。 マージン商品の売買は、当然のことながら記録に残さなければなりません。 これらの商品については、これを実現する XNUMX つの異なる方法があります。
- 個々の商品ごとに VAT を計算し、管理内で商品ごとの購入と売上を追跡します。 税務当局はこれを個別方式と呼んでいます。
- VAT は申告期間内の総利益率に基づいて計算されます。 これをグローバリゼーション手法と呼びます。
どちらの方法でも、追加の管理義務が課せられます。 それで、どの方法を使用しますか? この質問には、どの方法を使用できるかは商品の種類によって異なると答えることができます。 次の商品にはグローバリゼーション方法が必須です。
- 車、オートバイ、自転車、モペット、キャラバンなどの交通手段
- アパレル
- 家具
- 本や雑誌
- 写真、フィルム、ビデオ機器
- ビデオテープ、DVD、音楽カセット、CD、LPなど
- 楽器
- 家庭用器具
- 電気製品
- ペット
- 美術品、骨董品、収集品（前述のように、特定の条件下で）
これらの商品に使用される部品、付属品、消耗品はマージン商品自体の不可欠な部分を形成するため、グローバル化手法はこれらの商品にも必須です。 したがって、中古車に新しいエキゾーストチューブを取り付けたとしても、それはマージングッド（車）の一部になります。
マージン商品として適格でない商品
証拠金以外の商品も取引していますか？ あなたの商品は中古品として認められないということですか？ 次に、グローバリゼーション手法ではなく、個別手法を適用する必要があります。 グローバリゼーション手法を使用すると、マイナスの利益率をプラスの利益率で相殺することができます。 ただし、個別のメソッドではこれは許可されません。 いずれにせよ、これが自分にとって適切であると思われる場合はいつでも、オランダ税務当局に方法の変更を依頼することが可能です。 あなたが競売人である場合、または競売人としてあなたに代わって行動する仲介業者である場合に限り、グローバリゼーション方法を適用することはできません。 これは、競売人が買い手と売り手の仲介者として機能するため、商品の所有者とはみなされないという事実によるものと考えられます。 また、付加価値税を含むマージン商品を販売することもできます。 実際にマージン商品を VAT 付きで販売することも選択できます。 管理で行う必要があることは、以下で確認できます。 通常の VAT スキームで販売する場合の管理上の影響。
一定の期間内に保管する必要がある正確な書類
前述したように、税務当局がデータをチェックできるように、会社の管理に関するすべての基本データを 7 年間保管する必要があります。 7 年間の期間は、商品またはサービスの現在の価値が期限切れになった時点から始まります。 この文脈での「現在」が何を意味するのかを説明するために、カーリース契約の例を使用できます。 3 年間車をリースすると想像してください。 契約が有効である限り、商品またはサービスは最新のものとみなされます。 ただし、契約が終了すると、その時点では商品またはサービスは使用されなくなるため、期限切れとみなされます。 何かを支払うために最終的な支払いをするとき（オフ）にも同じことが当てはまります。 その瞬間から、実際に保存期間が始まるため、この商品またはサービスに関するデータを 7 年間連続して保存する必要があります。 もちろん、どの文書とどのデータをアーカイブする必要があるのかを知りたいと考えます。 基本データは一般的に次のとおりです。
- 総勘定元帳
- 株式管理
- 購買および販売管理
- 売掛金・買掛金管理
- 給与管理
上記の基本データに加えて、すべてのマスター データも保持する必要があるという事実を考慮する必要があります。 マスター データは、債務者や債権者に関する情報、商品ファイルなどの主題に関連します。 マスター データ内のすべての突然変異は後で追跡できる必要があることに注意してください。
請求書の正しい保管方法
保持義務の重要な部分は、データを受信して保存する具体的な方法です。 この特定の主題をカバーする法規定によると、課税にとって重要な帳簿、書類、データキャリアは、受け取ったときとまったく同じ方法で保管しなければなりません。 つまり、元の状態、つまりソース データの一次記録を意味します。 これは、デジタルで受け取った文書もデジタルで保存する必要があることを意味しますが、データを物理的に保存することが長い間標準であったため、最初は直感に反するように思えるかもしれません。 これはもう当てはまりません。 たとえば、電子メールで受け取った見積書や請求書は、元の受信方法がデジタルであるため、デジタル ファイルとして保存する必要があります。 保存義務の規則に従って、この見積書または請求書はデジタル形式でのみ保存できます。
すべてのデジタル ファイルをデジタル的に保存することの次にすべきことは、受信したファイルのソースを保存することです。 請求書自体を保存するだけでは十分ではありません。税務当局は、請求書を受け取った後に、請求書が手動で調整されていないことを証明できるようにする必要があるからです。 したがって、請求書そのものだけでなく、請求書が添付された電子メールも保存することで、これを実現できます。 これにより、検査官は、PDF または Word ファイルとして保存した請求書が、最初に電子メールで受信したものと実際に同じであることを確認できます。 情報システム内のデータ、いわゆる派生データは、ソース データまで追跡可能でなければなりません。 この監査証跡は、管理内容をデジタル的に保存する場合に重要な条件となります。 顧客に身分証明書の提示を求めることもできます。 ただし、GDPR 規則に従って許可されていないのは、この形式の ID がコピーされ、たとえば管理機関に保存されることです。 これは、従業員を雇用する場合や、提供するサービス (一部) の加入者になるために身元を証明する必要がある場合など、これが必須の場合にのみ許可されます。
身体管理の正しい方法
紙で郵送され、保管する必要がある請求書やその他の文書は、税務当局に従って実際にデジタル化してデジタル保存することができます。 つまり、本質的には、紙の請求書であるソース ファイルをデジタル ファイルに置き換えることになります。 これを変換といいます。 ただし、このシナリオでは、上で述べたように、法的拘束力のある期間は元のファイルも保持する必要があることに注意してください。 デジタル化する際には、知っておくべき重要な要素がいくつかあります。 ビジネス オーナーは多くの場合、請求書をスキャンしたり、書類の写真を撮ったり、会計プログラムにリンクされたデジタル化ツール (「スキャン & 認識」とも呼ばれます) を使用してデジタル化します。 この最後のデジタル化方法を通じてのみ、請求書をより簡単にデジタル化できるだけでなく、正しい手順に従ってデジタル化することができます。
オランダ税務当局は、保持義務に関するパンフレットの中で、変換が満たさなければならない条件について言及しています。 ここで重要なのは、元の文書のセキュリティ機能が失われないことです。 これは、紙の請求書を常に XNUMX 年間物理的に (紙の形で) 保管することを意味します。 特に現金で支払われた領収書は、税務当局が真正性を確認することが困難です。 一方で、会計事務所が税務当局とこの点について協定を結んでいる例もあります。 たとえば、オフィスはすべての顧客に対して物理的な請求書をデジタルで保存する許可を一括して取得しているため、紙で何かを保管する必要はなくなりました。 起業家として、選択肢を検討し、場合によっては具体的な希望について税務当局に相談することが賢明です。 すべてをクリーン、透明、合法に保つ限り、彼らは柔軟に対応し、特定の方法であなたを助けてくれることが多いです。
デジタルデータを保存する適切な方法
デジタル データを適切に保存するにはいくつかの方法があります。 もちろん、最も重要な条件は、データを 7 (または 10) 年間保存する必要があることです。 すべてのデータを保存し、独自のサーバーで作業しますか? オランダの財政法では、適切なバックアップ手順を確立すると同時に、これらのバックアップを一貫して実行する必要があると規定しています。 さらに、これらのバックアップは、デジタル管理が配置されている場所とは別の場所に保存する必要があります。 たとえば、これには外付けハード ドライブを使用できます。 データを保存するためにクラウド ソリューションを選択することも許可されており、可能です。 クラウド型会計ソフトには以下のような多くのメリットがあることをご存知ですか？
- あなたと簿記担当者または会計士は、どのデバイスからでもデータにアクセスできます
- データは安全に保管され、コンピューターやその他のデバイスがクラッシュした場合でも、紛失したり損傷したりすることはありません。
- 実際の現在のデータに基づいて自分自身に情報を与え、会社の舵を取ることができます
- 他のプログラムを会計ソフトウェアにリンクすることもできます
これらのルールを心に留めておけば、デジタル管理を正しい方法で安全に保存できます。 デジタル管理に関するさらに興味深い詳細については、以下で概説します。
ファイルとデータのデジタル保存に関する追加の条件と要件
古い機器にデータを保存していませんか? 保持義務は、保持されたデータにアクセスできる必要があることも意味します。 したがって、元のファイルにアクセスして開くことができる必要があります。 これは、たとえば、特定のデジタル ファイルがこの方法でのみ参照できる場合は、データにアクセスできる古い機器を保存する必要があることを意味します。 古いフロッピー ディスクや以前の Windows バージョンなどの古いストレージ メディアを考えることができます。 さらに、ほとんどの会計パッケージは、いわゆる監査ファイルを財務的にサポートしています。 監査ファイルは総勘定元帳からの抜粋です。 ただし、監査ファイルにはすべての管理エントリが含まれていないため、監査ファイルのみを保持するだけでは十分ではないことに注意してください。 さらに、カレンダー、アプリ、SMS などのあらゆる電子通信手段にも留意してください。 電子メール、WhatsApp、SMS、さらには Facebook を介したすべてのメッセージは、「ビジネス コミュニケーション」のカテゴリーに該当するとみなされる限り、保管する必要があります。 検査の際には、この情報は検査官が要求した形式で提供されなければなりません。 このルールは、デジタル アジェンダの維持にも適用されます。
紙ファイルのデジタルまたは記憶媒体への変換の詳細
特定の条件下では、あるストレージ メディアから別のストレージ メディアにデータを転送できます。 たとえば、紙の文書や CD-ROM の内容をスキャンして USB スティックに保存します。 もちろん、これを行うには次のような特定の条件があります。
- 変換は正しく完全に行われます
- 変換されたデータは、保存期間全体を通じて利用可能です
- 妥当な時間内にデータを再現し、読み取り可能および制御可能にすることができます。
これを実現できれば、紙の書類を保管する義務はなくなります。 したがって、前述の条件をなんとか満たせば、原本を保管する必要はなくなります。 これにより、物理的な管理が不要になるため、時間とスペースが節約されます。 したがって、基本的にはデジタル版がオリジナルの代わりになります。 原則として、以下を除くすべての文書に対して変換が可能です。
- バランスシート
- 資産および負債のステートメント
- 特定の税関書類。
物理的な管理を行わなければ、実際にオフィススペースを大幅に節約でき、余分な作業を大幅に削減できます。 古いアーカイブを探したり、詰め込まれたクローゼットの靴箱を探したりする必要はもうありません。 過去 10 ～ 20 年間のデジタルの発展を見ると、完全にデジタル化された行政への一歩を踏み出すことが賢明です。 特にクラウドベースのソリューションを使用している場合、デジタル的に保存されているファイルを失うことはほとんど不可能です。 また、デジタル ファイルをループアップするのもはるかに簡単かつ高速です。 会計士も手伝ってください。 時々会計士に相談し、法定の保存義務を遵守するように管理をセットアップするように努めてください。 オンライン会計プログラムは、より制御しやすい管理を提供するだけではありません。 適切に保護されたファイアウォールと安全なキーを備えた優れたオンライン会計プログラムは、管理情報をクラウドに自動的に保存します。 これは、あなたと会計士以外は誰もアクセスできない、安全な場所にあるデジタル金庫と考えることができます。 または: 税務当局、検査官が帳簿をチェックする必要がある場合。
Intercompany Solutions 会計上の保持義務についてさらに詳しくお知らせします
ご覧のとおり、財政維持義務にはかなり多くのことが関係しています。 起業家として、適用されるオランダのすべての法律に準拠して事業を行っていることを認識できるように、このテーマに関する最新の法律について常に最新の情報を入手しておくことが賢明です。 あなたの会計士は、このことと、この法律を適切かつ安全な方法で遵守するためのすべてのオプションについて実際にあなたに知らせる必要があります。 会計士がいないため準拠方法がわからない場合、または自分のビジネスを始めたばかりでそのようなトピックに慣れていない場合: そのような場合はすべて、いつでも連絡できます。 Intercompany Solutions。 私たちは、適切な管理を維持するための最善の方法を含む、広範な財務および財政上のアドバイスを提供します。 また、税金の支払いや毎年の納税申告書作成に関するサポートやアドバイスも提供します。 詳細については、お気軽に直接お問い合わせください。
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